Политика конфиденциальности и согласие на обработку персональных данных

Данные обрабатывает ИП Talent Craft — индивидуальный предприниматель, Казахстан. ИИН 801020300158. Адрес: Казахстан, г. Алматы, ул. Толе би, 73А, офис 312. E-mail: support@hr-bot.pro. Telegram: @hrbot_pro_bot.

По закону мы — собственник и оператор ваших персональных данных. Мы работаем по Закону Республики Казахстан от 21 мая 2013 года № 94-V «О персональных данных и их защите». Дальше он называется просто Закон.

Эта политика касается только сайта hr-bot.pro — русской и английской версий — и переписки с нами через бота @hrbot_pro_bot в Telegram. Она не касается самого продукта — HR-бота в Telegram и Slack. Ответы сотрудников в боте хранятся в облаке HR-бота в дата-центре в Казахстане или на серверах компании-клиента. Как они обрабатываются, определяет договор с компанией-клиентом.

Данные попадают к нам тремя путями: через форму заявки, через бота @hrbot_pro_bot в Telegram и через Яндекс Метрику.

В форму «Запросить демо», «Бесплатный доступ» или «Свой сценарий» вы сами вписываете:

• имя;
• рабочий e-mail;
• название компании;
• телефон или имя пользователя в Telegram — это поле можно не заполнять;
• задачу — это поле есть только в форме «Свой сценарий», его тоже можно не заполнять.

В поле «Задача» вы своими словами пишете, какой процесс хотите перенести в мессенджер. Нам хватит описания самого процесса: имена и контакты коллег туда писать не нужно.

Вместе с заявкой сайт сам добавляет:

• тип заявки: демо, бесплатный доступ или свой сценарий;
• язык страницы;
• адрес страницы, с которой вы отправили форму.

Кроме того, есть технические данные:

• IP-адрес отправителя формы. По нему сервер ограничивает число заявок с одного адреса, чтобы защитить форму от спама. Адрес хранится только в памяти сервера около 10 минут, потом стирается. Мы его никуда не записываем и не пересылаем.
• Логи веб-сервера: IP-адрес, адрес страницы, сведения о браузере (user agent) и время запроса. Их ведёт хостинг как обычные технические журналы — так работает любой сайт.

Данные о посещениях. Пока вы смотрите сайт, Яндекс Метрика собирает статистику: IP-адрес, какие страницы вы открыли и откуда пришли, устройство и браузер, клики, прокрутку и переходы по ссылкам. Для этого она сохраняет в браузере cookie. Метрика работает, даже если вы не отправляете форму. Подробно — в разделе «Cookie и аналитика».

Мы не просим ИИН, документы, фотографии, сведения о здоровье и другие чувствительные данные. Пожалуйста, не пишите их в форму.

Если вы пишете нам напрямую на e-mail, мы получаем только то, что вы сами прислали, и используем это, чтобы ответить.

Переписка в Telegram. В Telegram нам пишут через бота @hrbot_pro_bot. Ваши сообщения — текст, фото, файлы, голосовые — бот копирует в закрытую группу сотрудников ИП Talent Craft в Telegram, а ответы сотрудников присылает вам. У каждого человека в группе своя тема. В её начале бот показывает сотрудникам ваш профиль Telegram: имя, @username (все активные), id в Telegram, язык приложения, есть ли Telegram Premium и что написано в поле «О себе». Если вы пришли в бота по ссылке с сайта, сотрудники видят и откуда: например, из подвала английской версии. Всё это нужно, чтобы ответить вам.

На сервере сайта бот хранит только то, без чего переписка не работает: ваш id в Telegram, имя и @username, номер вашей темы в группе, время последнего сообщения, служебные отметки (например, о блокировке) и связку номеров ваших сообщений с номерами их копий в группе — по ней ответ сотрудника доходит до вас. Сами сообщения на сервере не хранятся: они лежат в группе в Telegram. Храним переписку, пока она нужна, и удаляем по вашему запросу — подробно в разделе «Сколько мы храним данные».

Данные из формы нужны, чтобы:

• ответить на вашу заявку;
• договориться о демо и провести его;
• открыть вам бесплатный доступ к HR-боту;
• оценить доработку HR-бота под вашу задачу и обсудить её с вами;
• общаться с вами о продукте: отвечать на вопросы, присылать цену и условия.

Основание — ваше согласие (статьи 7 и 8 Закона). Без него мы данные из формы не обрабатываем. Использовать их для других целей без нового согласия мы не будем.

Мы не подписываем вас на рекламные рассылки. Рассылку мы можем отправлять вам, только если вы отдельно на неё согласитесь.

IP-адрес на нашем сервере и логи нужны, чтобы сайт работал и был защищён от спама и атак. Для других целей мы их не используем.

Данные Яндекс Метрики нужны, чтобы видеть статистику посещений и делать сайт удобнее. Подробно — в разделе «Cookie и аналитика».

Мы не продаём данные и не используем их для рекламы. Решения по заявкам принимают люди, а не программа.

Под кнопкой формы написано: «Нажимая кнопку, вы даёте согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности». Когда вы нажимаете «Отправить заявку», «Получить доступ» или «Отправить задачу», вы даёте согласие на условиях ниже. Закон разрешает давать согласие так, если его можно подтвердить (пункт 1 статьи 8 Закона). Подтверждение — сама заявка: в ней есть ваши данные, дата и время отправки.

Условия согласия:

• Кто обрабатывает данные: ИП Talent Craft, ИИН 801020300158.
• Чьи данные: ваши — человека, чьё имя и e-mail указаны в заявке.
• Какие данные: имя, рабочий e-mail, название компании, телефон или имя пользователя в Telegram и задача (если вы их указали), тип заявки, язык и адрес страницы.
• Зачем: для целей из раздела «Зачем нам данные и на каком основании».
• Что мы делаем с данными: получаем, храним, используем, уточняем, передаём Telegram и хостинг-провайдеру, блокируем, удаляем и уничтожаем.
• Передача третьим лицам: да — Telegram и хостинг-провайдеру, только чтобы доставить и хранить заявку. Другим лицам — только если этого требует закон.
• Трансграничная передача: да. Заявка уходит на серверы Telegram за пределами Казахстана.
• Публикация в общедоступных источниках: нет. Мы не публикуем ваши данные.
• Срок: согласие действует, пока данные нужны для целей из раздела «Зачем нам данные и на каком основании», но не дольше 12 месяцев после последнего контакта с вами. Если вы отзовёте согласие, оно перестанет действовать раньше.

Если вы не согласны, не отправляйте форму: без согласия мы не можем принять заявку.

Это согласие касается только заявки. Про Яндекс Метрику, которая собирает статистику посещений, — раздел «Cookie и аналитика».

Путь заявки:

1. Вы отправляете форму. Данные идут на сервер сайта по защищённому соединению (HTTPS).
2. Сервер пересылает заявку сообщением в закрытый Telegram-канал ИП Talent Craft через Telegram Bot API, тоже по HTTPS.
3. Сервер сайта не сохраняет заявку в базу данных.
4. Мы отвечаем вам на e-mail или в Telegram, как вам удобнее, и дальше переписываемся там.

Трансграничная передача. Серверы Telegram находятся за пределами Казахстана. Заявка передаётся на них и хранится там, пока мы её не удалим. Это трансграничная передача персональных данных (статья 16 Закона). Мы делаем её на основании вашего согласия. В какой стране хранятся данные, решает Telegram. Как он их защищает, описано в политике конфиденциальности Telegram.

Переписка с ботом тоже идёт через Telegram: копии ваших сообщений в группе сотрудников хранятся на серверах Telegram за пределами Казахстана, пока мы их не удалим. Сам бот работает на сервере сайта и хранит там только служебные записи из раздела «Какие данные мы получаем» — без текстов сообщений.

Данные Яндекс Метрики идут другим путём. Браузер отправляет их прямо на серверы Яндекса, к нам на сервер они не попадают. Эти серверы находятся за пределами Казахстана, значит, данные Метрики тоже уходят за рубеж. Где именно их хранить, решает Яндекс. Подробно — в разделе «Cookie и аналитика».

• Сотрудники ИП Talent Craft. Доступ к каналу с заявками и к группе с перепиской из бота есть только у них.
• Telegram. Через него заявка доставляется, в нём она хранится. Через него же идёт переписка с ботом, и в нём хранятся её копии в группе сотрудников. Мы используем Telegram только для этого.
• Хостинг-провайдер, на серверах которого работают сайт и бот. Через его оборудование проходит заявка, у него хранятся логи веб-сервера и записи бота.
• Яндекс — ООО «ЯНДЕКС», Россия. Через его сервис Яндекс Метрика мы считаем посещения. Данные Метрики Яндекс собирает и хранит на своих серверах, а нам показывает отчёты.
• Государственные органы — только если этого прямо требует закон, например по запросу суда.

Больше никому мы данные не передаём: не продаём, не отдаём рекламным сетям и партнёрам.

• Заявку и переписку храним, пока обсуждаем с вами демо, доступ или доработку под вашу задачу. Удаляем не позже чем через 12 месяцев после последнего контакта с вами.
• Переписку с ботом @hrbot_pro_bot — вашу тему в группе сотрудников и записи бота на сервере — храним, пока она нужна, чтобы ответить вам и продолжить разговор, но не дольше 12 месяцев после последнего контакта с вами. По вашему запросу удалим раньше.
• Если вы стали клиентом, дальше данные обрабатываются по договору с вашей компанией.
• Если вы отозвали согласие, удаляем данные в течение 15 рабочих дней.
• IP-адрес для защиты от спама хранится около 10 минут в памяти сервера и стирается сам.
• Логи веб-сервера хранит хостинг-провайдер столько, сколько предусматривают его правила.
• Данные Яндекс Метрики хранит Яндекс по своим правилам. В условиях использования Метрики срок не указан. В политике конфиденциальности Яндекса сказано: столько, сколько нужно для цели, ради которой данные собраны, или сколько требует закон. Записи Вебвизора, по справке Метрики, хранятся 15 дней. Cookie Метрики живут в браузере до года — их можно удалить в настройках браузера.

Удалить заявку — значит стереть сообщение с ней из Telegram-канала и письма с вашими данными из нашей почты. Удалить переписку с ботом — значит удалить вашу тему в группе сотрудников и записи бота о вас на сервере. Ваш собственный чат с ботом остаётся у вас — удалить его можно в Telegram. Если закон обязывает хранить какие-то данные дольше, храним их столько, сколько требует закон, и только для этого.

По статье 24 Закона и статье 41 Цифрового кодекса Республики Казахстан вы можете:

• узнать, есть ли у нас ваши данные: какие именно, откуда они, зачем и как мы их обрабатываем, сколько храним;
• попросить исправить или дополнить данные;
• попросить заблокировать данные, если считаете, что мы нарушили условия их обработки;
• попросить удалить данные или обезличить их так, чтобы вас по ним нельзя было узнать;
• отозвать согласие — целиком или только на передачу третьим лицам и за рубеж;
• защищать свои права, в том числе требовать возмещения вреда.

Как обратиться. Напишите на support@hr-bot.pro с того адреса, который указали в заявке, или в Telegram @hrbot_pro_bot. Если мы не сможем понять, что запрос прислали именно вы, попросим это подтвердить — чтобы не отдать ваши данные чужому человеку. Это бесплатно.

Сроки по закону:

• сведения о ваших данных — в течение 3 рабочих дней;
• исправить или дополнить данные — в течение 1 рабочего дня;
• заблокировать или удалить данные, если они обрабатываются с нарушением, — в течение 1 рабочего дня;
• отзыв согласия — в течение 15 рабочих дней.

Если мы отказываем, объясняем причину в те же сроки.

Куда жаловаться. В уполномоченный орган по защите персональных данных — сейчас это Министерство искусственного интеллекта и цифрового развития Республики Казахстан, — в местный исполнительный орган (акимат) или в суд. Но сначала напишите нам: так вопрос решится быстрее.

Напишите на support@hr-bot.pro или в Telegram @hrbot_pro_bot, например: «Отзываю согласие на обработку персональных данных». Укажите e-mail, который был в заявке.

В течение 15 рабочих дней мы прекратим обработку и удалим ваши данные. Отказать можем, только если хранить данные требует закон или между нами есть неисполненное обязательство (пункт 2 статьи 8 Закона). Тогда объясним причину в тот же срок.

Можно отозвать согласие только на передачу в Telegram. Но заявки с сайта хранятся только в Telegram-канале, поэтому на деле это значит, что мы удалим заявку.

После отзыва согласия мы не сможем продолжить разговор о демо, доступе или доработке. Если захотите вернуться, отправьте новую заявку.

Чтобы отказаться от Яндекс Метрики, писать нам не нужно. Как это сделать, написано в разделе «Cookie и аналитика».

Посещения сайта считает Яндекс Метрика — сервис российской компании ООО «ЯНДЕКС». Других счётчиков, рекламных пикселей и трекеров на сайте нет. Шрифты, картинки и скрипты сайта загружаются с нашего сервера. Кроме него, ваш браузер обращается только к серверам Яндекс Метрики.

Cookie. Метрика сохраняет в браузере cookie с именами на «_ym_» и такие же записи в localStorage. Главное в них — анонимный номер браузера: по нему Метрика отличает одного посетителя от другого. Ещё там дата первого визита и служебные отметки. Самые долгие из этих cookie живут год. Полный список — в справке Метрики.

Что собирает Метрика:

• IP-адрес;
• какие страницы вы открыли и откуда пришли на сайт;
• устройство, операционную систему и браузер;
• клики, прокрутку и переходы по ссылкам, в том числе на другие сайты.

Вебвизор. Это часть Метрики. Он записывает, как человек пользуется страницей: куда ведёт курсор, где кликает, как прокручивает. Что вы вписываете в поля формы, Вебвизор не записывает: вместо текста в записи — звёздочки. Адрес почты на экране «Заявка отправлена» в записи тоже скрыт.

Зачем. Так мы видим, сколько людей заходит на сайт и откуда, какие страницы читают и где им неудобно. По этим данным мы улучшаем сайт.

Где хранятся данные. Браузер отправляет их прямо на серверы Яндекса за пределами Казахстана. В какой стране их хранить, решает Яндекс. В его политике конфиденциальности место названо только для данных граждан России: базы данных на территории России (пункт 7.3).

Как отказаться. Ограничить сбор можно так:

• запретить cookie в настройках браузера или удалить сохранённые — тогда Метрика не узнает ваш браузер при следующем визите;
• включить блокировщик трекеров — многие из них не пускают запросы к Метрике;
• поставить официальное дополнение Яндекса «Блокировщик Яндекс Метрики» для Chrome или Firefox. Оно не даёт сохранять cookie Метрики и ограничивает отправку ей данных.

Сайт при этом работает как обычно.

Как Яндекс обрабатывает данные Метрики, написано в условиях использования Яндекс Метрики и в политике конфиденциальности Яндекса.

• Сайт работает по HTTPS: данные из формы передаются в зашифрованном виде. В Telegram сервер пересылает их тоже по HTTPS.
• Сервер сайта не хранит заявки в базе данных.
• Бот @hrbot_pro_bot хранит на сервере только служебные записи для переписки — без текстов сообщений.
• Канал с заявками и группа с перепиской из бота закрытые, доступ к ним есть только у сотрудников ИП Talent Craft.
• IP-адрес на нашем сервере держим в памяти около 10 минут и нигде не записываем.
• Вебвизор Яндекс Метрики не записывает, что вы вписываете в поля формы, и скрывает адрес почты на экране «Заявка отправлена».
• Собираем минимум: обязательны только имя, e-mail и название компании.

Если произойдёт утечка, мы в течение одного рабочего дня сообщим о ней в уполномоченный орган, как требует закон. Если утечка затронет ваши данные, напишем и вам.

Мы обновляем политику, когда меняется сайт или закон. Дата редакции указана в начале страницы. Если меняется, какие данные мы собираем, зачем и кому их передаём, новую редакцию публикуем до того, как изменения начнут действовать. Если для нового понадобится согласие, спросим его отдельно.

Политика есть на русском и английском. Если версии расходятся, действует русская.

Вопросы о персональных данных присылайте на support@hr-bot.pro или в Telegram @hrbot_pro_bot. Почтовый адрес: ИП Talent Craft, Казахстан, г. Алматы, ул. Толе би, 73А, офис 312.